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Welche organisatorischen/rechtlichen Schritte sind zu beachten beim Home Office? Rechtsanwältin Dr. Anna Mertinz im Leithammel-Interview.

Hilfe, Home Office! 6 Fragen zur Telearbeit an Rechtsanwältin Dr. Anna Mertinz

Enes Seljubac / 27. Juni 2018

Home Office klingt für viele Mitarbeiter verlockend – kann aber für den Unternehmer verunsichernd sein. Welche organisatorischen Schritte sind einzuleiten? Gibt es rechtliche Vorgaben? Dr. Anna Mertinz, Rechtsanwältin und Leiterin des Arbeitsrecht- und Datenschutzrechtsteams bei KWR Rechtsanwälte, verrät, worauf Unternehmer achten sollten.

1. Gibt es beim Home Office klare gesetzliche Regelungen in Österreich?

Es gibt in Österreich kein eigenes Gesetz zum Home Office – das gibt es auch kaum in einem Land, außer den Niederlanden, die eine eigene Home Office-Gesetzlösung besitzen. Eine Erleichterung gibt es hierzulande nur im Hinblick auf Arbeitszeitaufzeichnungen.

In Österreich gilt: Alle Regeln, die für Mitarbeiter eines Unternehmens sonst gelten, gelten mit einigen Ausnahmen grundsätzlich auch für das Home Office.

2. Worauf sollte man als Unternehmer beim Home Office achten?

Home Office beruht auf dem Prinzip der Freiwilligkeit. Weder kann der Arbeitnehmer verlangen, dass er von zuhause aus arbeiten darf, noch kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zwingen, dass er im Home Office arbeitet.

Es ist dringend zu empfehlen, eine Vereinbarung dazu zu treffen und innerhalb dieser möglichst alle relevanten Themen zu regeln und klären. Dazu gehören: Arbeitszeit, Arbeitszeitaufzeichnungen oder der Ort des Arbeitsplatzes. Aber auch: Wer stellt welche Betriebsmittel zur Verfügung und wie viel kann im Home Office gearbeitet werden?

Welche organisatorischen/rechtlichen Schritte sind zu beachten beim Home Office? Dr. Anna Mertinz zu rechtlichen Fragen bei Telearbeit.Ein ganz wichtiger Punkt ist auch der Datenschutz im Zusammenhang mit Telearbeit. Einerseits ist durch Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten geschützt sind – etwa durch IT-Maßnahmen, wie Verschlüsselungen und Versperrungen, Passwörter etc.

Andererseits müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen und dahingehend verpflichten, dass sie den Datenschutz beachten. Besonders, wenn sie im Home Office arbeiten!

3. Gibt es so etwas wie Aufwandsentschädigungen für den Mitarbeiter? Wer muss welche Arbeitsmittel stellen?

Man spricht von Aufwandsersatz oder einer Home Office-Pauschale – das ist in der Praxis sehr üblich. Wenn man eine solche Zahlung pauschal leistet, ist sie Teil des Entgelts und somit zu versteuern. Zahlt man die Telearbeitszahlung gegen einen Einzelnachweis, könnte man diese als Spese abrechnen: Hier ist jedoch große Vorsicht walten zu lassen!

Die Variante mit den Arbeitsmitteln ist ein wichtiger Punkt im Home Office: Da sollte man sehr klar regeln, wer was zur Verfügung stellt! Das kann man mit einer Checkliste machen. Etwa: Der Mitarbeiter stellt Schreibtisch, Sessel und Drucker zur Verfügung. Der Arbeitgeber stellt Laptop und Mobiltelefon und zahlt den Internetanschluss.

Hier besteht grundsätzlich große Gestaltungsfreiheit. Aber: Stellen Sie die Dinge klar und beachten Sie die arbeitsrechtlichen und steuerlichen Konsequenzen!

4. Wie sieht’s mit der Arbeitszeitkontrolle aus? Wie geht man an die Sache am besten heran?

Es ist wichtig zu wissen, dass auch bei Telearbeit das Arbeitszeitgesetz gilt. Daher sind auch hinsichtlich Home Office-Mitarbeitern Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Diese Pflicht trifft den Arbeitgeber.

Es gibt insofern eine Erleichterung, als für betroffene Mitarbeiter nur sogenannte Saldenaufzeichnungen (Netto-Stunden-Anzahl pro Tag) geführt werden, während sonst Beginn, Ende und Ruhepausen verzeichnet werden müssen. Da der Mitarbeiter zu Hause – oder auch woanders – sitzt, kann und muss er das selbst führen.

Es ist sehr wichtig, den Mitarbeiter hier anzuleiten und ihm klare Vorgaben zu geben. Hat er das in ein System einzutragen? Hat er eine Excel-Liste zu führen? Auf jeden Fall muss organisatorisch sichergestellt sein, dass der Mitarbeiter jeden Tag seine Netto-Arbeitszeit verzeichnet und diese dem Arbeitgeber übermittelt.

5. Welche Fallen stellen sich für Arbeitgeber beim Home Office?

Die größte Falle ist das „Home Office by Hoppala“.

Das bedeutet, dass das Arbeiten von zu Hause aus einfach passiert und sich dann einbürgert. Ohne, dass jemals ein klares Bekenntnis der Unternehmensleitung da war. Ohne, dass es Richtlinien gibt, was das Unternehmen unter Home Office versteht und welche Bestimmungen es vorsieht.

Solche Fälle passieren, weil z.B. der Mitarbeiter den Rauchfangkehrer zuhause hat. Er fragt deswegen in bester Absicht, ob er nicht von zuhause arbeiten kann – das ist dann strenggenommen bereits Home Office.

Ich glaube, dass es ganz wichtig ist, dass man sich unternehmensweit zu Home Office bekennt oder nicht – und dann auch klare Regelungen dazu vorsieht.

6. Welche Probleme sehen Sie als Rechtsanwältin noch in Bezug auf Telearbeit?

Was auch ein Problem ist, ist, dass nicht klar geregelt wird, wer welche Arbeitsmittel zur Verfügung stellt, wer welche Zahlungen erhält und in welchem zeitlichen Ausmaß die Telearbeit gemacht wird.

Auch die Führungskräfte müssen Telearbeit mittragen: Wenn diese traditionell gern kontrollieren und ihre Mitarbeiter gerne um sich haben, dann wird das mit Home Office schwierig, weil das Misstrauen ja noch mehr geschürt wird.

Manche Mitarbeiter wollen es auch nicht – man sollte also niemanden in die Telearbeit drängen! Das Home Office hat eine große Vertrauenskomponente zwischen Mitarbeiter und Führungskraft – und ist auch nichts für jeden Mitarbeiter!

Familie und Arbeit durch das Home Office vereinbaren? Ob das geht, verrät Rechtsanwältin Dr. Anna Mertinz.Ich gebe auch zu bedenken, dass in Hinblick auf Elternschaft – wenn es um Karenz und Elternteilzeit geht – die Elternteilzeit nicht notwendigerweise im Home Office gemacht werden muss.

Dieses Idealbild, dass das Kind schläft und die Mutter bzw. der Vater in Ruhe nebenbei arbeitet, ist in der Realität selten so.

Deshalb da nicht denken: Kein Problem, wir machen die Elternteilzeit im Home Office. Das kann helfen, aber es ist einfach keine Pauschallösung.

Außerdem wird manchmal vergessen, dass das gesamte Arbeitsrecht – der Kollektivvertrag und so weiter –auch für Mitarbeiter gilt, die teilweise oder vollständig von zuhause aus arbeiten!

Fragen zum Home Office, beantwortet von Rechtsanwältin Dr. Anna MertinzDr. Anna Mertinz ist Partnerin und Leiterin des  Arbeitsrecht- und Datenschutzrechtsteams bei KWR Karasek Wietrzyk Rechtsanwälte GmbH. Sie lehrt an der FH bfi Wien, hält Seminare bei Die Weiterbilder und publiziert regelmäßig in einschlägigen Fachzeitschriften.