Die e-Vergabe kommt! Der 18. Oktober markiert den Zeitpunkt, ab dem alle Auftraggeber im Oberschwellenbereich laut EU-Richtlinien ihre Ausschreibungen vollelektronisch durchführen müssen. Was das für Unternehmer bzw. Bewerber konkret heißt, verraten wir.
Wie der Name bereits verrät, ist die e-Vergabe die vollelektronische Vergabe von Aufträgen. Bis 18. Oktober ist lediglich die zentrale Beschaffungsstelle (zBSt) zur e-Vergabe verpflichtet, ab dann müssen alle öffentlichen Auftraggeber und Sektorenauftraggeber in den Bereichen Verkehr, Energie, Wasser und Post ihre Ausschreibungen laut BVergG 2018 online zur Verfügung stellen.
Im Gegenzug müssen auch die Unternehmer (also die Bieter bzw. Bewerber) auf elektronische Kommunikation umsteigen.
Mehr dazu in unserem Beitrag zum neuen Vergaberecht (BVergG 2018).
Die e-Vergabe soll vor allem eine vereinfachte, schnellere und sicherere Abwicklung und Teilnahme für KMU garantieren. Auch die Suche nach Ausschreibungen durch elektronische Kataloge im DBS (Dynamisches Beschaffungssystem) wird so erleichtert.
Auf Open Government Data (OGD) sind ab 18. Oktober alle Ausschreibungen einsehbar.
E-Procurement bedeutet, dass die Abwicklung der Vergabeverfahren über elektronische Einkaufsplattformen erfolgen muss (siehe WKO).
Alle Ausschreibungsunterlagen müssen ab Beginn des Vergabeverfahrens elektronisch zur Verfügung gestellt werden, gemäß § 89 BVergG 2018.
Eine Ausnahme hierzu bilden etwa besonders vertrauliche Informationen.
Welche Pflichten und Vorschriften gibt es in der e-Vergabe?
Auftraggeber sind verpflichtet, folgende Punkte online durchzuführen:
⭙ Bekanntmachung
⭙ Möglichkeit zur Angebotsabgabe
⭙ e-Rechnung (nicht gleichzusetzen mit einer PDF-Rechnung!)
Informationen gelten als übermittelt, sobald sie in den elektronischen Verfügungsbereich des Empfängers gelangt sind und als bereitgestellt, sobald der Empfänger diese abrufen kann. Bei der Bereitstellung muss der Auftraggeber die Bewerber rechtzeitig in Kenntnis setzen!
Der Auftraggeber hat bei der elektronischen Kommunikation die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien zu gewährleisten!
Was muss bei der e-Vergabe angegeben werden?
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⭙ Internetadresse
⭙ Vergabeplattform
⭙ Kommunikationsformate bzw. -mittel
⭙ Informationen zur Verschlüsselung und Zeitstempel
⭙ Qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 19 Abs. 1 E-GovG
Welche Grundsätze des BVergG 2018 sind zu beachten?
Kommunikationsformate
müssen allgemein verfügbar
und kompatibel mit den allgemein verbreiteten technologischen Geräten sein,
dürfen nicht diskriminierend und
nicht ausgrenzend wirken.
Laut BVergG 2018 müssen Ausschreibungen in Österreich in deutscher Sprache gehalten sein. Die Währung muss in Euro angegeben sein.
Der Zeitpunkt, also Datum und Uhrzeit, des Eingangs der Angebote muss genau bestimmbar sein und darf nur von ermächtigten Personen bestimmt oder geändert werden!
Die Bewerber bzw. mitbietenden Unternehmer haben dafür Sorge zu tragen, dass die vorgegebenen Angaben nur den ermächtigten Personen in ihrem Betrieb zugänglich sind.
Hat der Auftraggeber einem Unternehmen den Zuschlag erteilt, so sind die anderen Bieter sofort und mit Angabe des Auftragswertes zu verständigen.
Alternativer Zugang
Sollte der Auftraggeber nicht allgemein verfügbare Vorrichtungen für die Vergabe vorschreiben, so muss er den Unternehmern einen alternativen Zugang anbieten. Dieser Zugang muss kostenlos, direkt, uneingeschränkt und vollelektronisch sein.
Mehr Informationen zum neuen Vergaberecht laut BVergG 2018 erhalten Sie in der aktuellen und rechtskonformen Publikation Vergaberecht für die Praxis, herausgegeben von Mag. Georg Streit.Vergaberecht für die Praxis
Verfahrensarten / Erstellung von Ausschreibungen & Angeboten / Rechtsschutz
Ausnahmen zur e-Vergabe-Pflicht
Wenn die Vergabe aufgrund bestimmter Anforderungen des Auftrags nicht elektronisch möglich ist, kann von der e-Vergabe abgesehen werden.
Das könnte etwa aufgrund nicht allgemein verfügbarer Dateiformate, Programme, Lizenzen oder Vorrichtungen und Bürogeräte der Fall sein, die eine uneingeschränkte Nutzung verhindern.
Auch die Anforderung in Ausschreibungen, physische Modelle einzureichen oder gewisse sensible Informationen besonders gut zu schützen, fallen unter § 147 BVergG 2018.
Fristen
Die Abgabefrist muss fallweise verlängert werden, sollten die Bewerber nicht durchgehend Zugriff auf die Ausschreibungsunterlagen haben (etwa aufgrund elektronischer Probleme).
Für Unternehmer: Elektronische Angebote
Angebote des Bieters müssen elektronisch, mit einer gültigen elektronischen Signatur, unterfertigt werden. Alle Informationen müssen elektronisch übermittelt werden.
Sollte der Auftraggeber keine Angaben zur Form des Angebots machen, so ist die Abgabe auf elektronischem Wege automatisch zulässig!
Das Angebot des Unternehmers bzw. Bewerbers muss rechtsgültig unterfertig werden gemäß § 127 Abs. 1 Z 9 bzw. § 294 Abs. 1 Z 8 BVergG 2018.
Sollte ein Bevollmächtigter das Angebot gestellt haben, so muss ein Nachweis der erteilten Vollmacht eingereicht werden. Eine Nachreichung ist erlaubt, sollte aber vor Angebotsstellung datiert sein!
Mehr zum Thema Vergabe erfahren Sie in unserem Beitrag Das neue Vergaberecht kommt: 6 Punkte, die Sie unbedingt wissen müssen.