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Leitfaden & Mustervorlage für Führungskräfte: Wann und wie Sie Verwarnungen laut Arbeitsrecht aussprechen sollten. Verwarnung, Mitarbeitergespräch,

Wie, wann und warum Sie Verwarnungen an Mitarbeiter aussprechen sollten

Tina Hinterhofer / 5. August 2018

Eine Verwarnung auszusprechen ist oft das letzte, das Führungskräfte tun möchten. Trotzdem gibt es leider Fälle, in denen Mitarbeiter sich grob fahrlässig verhalten und damit dem Betrieb schaden. Eine Verwarnung dient aber nicht nur dazu, weitere Fehltritte zu vermeiden – sie bietet in weiterer Folge auch rechtliche Sicherheiten.

In diesem Beitrag erfahren Sie:
welche Arten von Ermahnungen es gibt
wie die gesetzliche Vorschriften aussehen
wie Sie am geschicktesten vorgehen (Leitfaden)
was eine schriftliche Abmahnung beinhalten sollte (Checkliste)
wann Sie Mitarbeiter ermahnen sollten


Was versteht man unter Verwarnung in Österreich?

Die Verwarnung ist eine Disziplinarmaßnahme von Seiten des Arbeitgebers. Ausschlaggebend ist dabei das Fehlverhalten – also das nicht vertragskonforme Verhalten – eines Mitarbeiters. Dieser wird über seine Dienstpflicht und die möglichen Konsequenzen weiterer Fehltritte, etwa Kündigung oder Entlassung, unterrichtet.

Mitarbeitergespräche: Verwarnungen, Kündigung und Entlassung aussprechenDie Verwarnung kann in die Personalakte aufgenommen werden. Sie dient außerdem als Rechtfertigung bei Kündigungen, sollte es erneut zu einer Dienstpflichtverletzung kommen.

Wesentlich: Die aufklärende Funktion einer Verwarnung!

Man unterscheidet zwei Arten von Verwarnungen mit unterschiedlichen Rechtsfolgen:

Eine erste Vorwarnung:
Die schlichte Abmahnung

Wie der Name schon verrät, handelt es sich bei der schlichten Verwarnung um eine Abmahnung ohne Sanktionen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter dazu aufgefordert wird, sich in Zukunft vertragskonform zu verhalten. Dabei können ihm Konsequenzen für weitere Fehltritte angedroht werden. Sie können eine Rüge auch im Zuge Ihres jährlichen Mitarbeitergespräches aussprechen.

Rechtlich gesehen benötigt die schlichte Verwarnung keine Zustimmung des Betriebsrates. Sie ist eher als eine Ermahnung zu verstehen.

Was, wenn der Mitarbeiter klagt?

Der Dienstnehmer kann die schlichte Verwarnung bzw. deren Eintrag in die Personalakte nur im Zuge eines anderen Prozesses – etwa eines Kündigungsprozesses – gerichtlich anfechten.

In Deutschland kann der Mitarbeiter die Entfernung des Eintrages mittels Leistungsklage durchsetzen. Diese Vorgehensweise ist in Österreich aber noch strittig.

Gründe, Leitfaden & Mustervorlage für Führungskräfte: Wann und wie Sie Verwarnungen laut Arbeitsrecht aussprechen sollten.Arbeitsrechtlich relevant:
Die qualifizierte Verwarnung

Die qualifizierte Verwarnung bringt eine tatsächliche Disziplinarmaßnahme mit sich: Das Fehlverhalten des Mitarbeiters wird dabei sanktioniert. Eine derartige Sanktion kann z.B. ein Gehaltsabzug sein, wenn der Mitarbeiter unentschuldigt ferngeblieben ist.

Wichtig: Gemäß § 102 Arbeitsverfassungsgesetzes (ArbVG) ist die qualifizierte Verwarnung dem Betriebsrat vorzulegen. Dieser muss einer Disziplinarmaßnahme unbedingt zustimmen!

Was, wenn der Mitarbeiter klagt?

Der Arbeitnehmer kann eine qualifizierte Abmahnung mittels Feststellungsklage über das Arbeits- und Sozialgericht einklagen!

Geschäftsführer sollten wissen, dass Disziplinarmaßnahmen nur zulässig sind, wenn sie im Kollektivvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung vorgesehen sind. Die Zustimmung des Betriebsrates ist dabei unbedingt einzuholen.

Welche Form schreibt das Arbeitsverfassungsgesetz vor?

Grundsätzlich schreibt das Gesetz keine Form vor. Im Kollektivvertrag oder der Betriebsvereinbarung kann jedoch geregelt werden, ob und welche Rüge schriftlich oder mündlich zu erteilen ist.

Leithammel-Tipp: Stellen Sie Verwarnungen immer schriftlich aus!

Leitfaden: So gehen Sie am besten vor

Schritt 1: Sobald Sie vom Fehlverhalten erfahren, sollten Sie ein persönliches Gespräch suchen und dem Mitarbeiter die schriftlich vorgefertigte Verwarnung vorlegen.

Achtung: Eine zu spät erteilte Verwarnung könnte als Duldung des Verhaltens ausgelegt werden und spätere arbeitsrechtliche Sanktionen verhindern!

Schritt 2: Sammeln Sie Zeugen und Beweise für die Abmahnung. Diese sollten das Schreiben auch unterzeichnen.

Falls der Mitarbeiter sich weigert, die Verwarnungen zu unterschreiben, sollten Sie die Zustellung des Schreibens anderweitig nachweisen können, etwa durch einen eingeschriebenen Brief.

Schritt 3: Archivieren Sie Ihre Kopie des Schreibens.

Was Ihre schriftliche Verwarnung beinhalten sollte:

 Datum, Ort und Uhrzeit der Pflichtverletzung
✓ eventuelle Zeugen
✓ möglichst genaue Darstellung der Verfehlung
Begründung, weshalb das Verhalten nicht vertragskonform ist
✓ Auflistung der daraus resultierenden Nachteile bzw. (Folge-) Schäden für den Dienstgeber
 eventuelle Vorfälle/Verwarnungen aus der Vergangenheit
 arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Mitarbeiter, etwa Gehaltsabzug
 Unterschrift des Arbeitgebers, des betroffenen Mitarbeiters und der Zeugen

Das Schreiben sollten Sie zudem doppelt unterfertigen – jeweils für den Mitarbeiter und für die Personalabteilung als Urkundenbeweis, sollte es in weiterer Folge zur gerichtlichen Auseinandersetzung kommen.

Verwarnungen, Mitarbeitergespräche, Leitfaden, Mustervorlage, Checkliste, wie und wann aussprechenBei mehrfachen Ermahnungen: Immer auf die vorhergehenden Verfehlungen und die drohenden Konsequenzen hinweisen!

Mehr Infos erhalten Sie in der Publikation Verwarnung, Kündigung und Entlassung, herausgegeben von Mag. Branco Jungwirth sowie im Inhouse-Seminar Professionelles Vorgehen bei Kündigung und Entlassung.

Gründe: Wann kann ich eine Abmahnung aussprechen?

Alkoholkonsum
Arbeitsverweigerung
Beharrliche Unhöflichkeiten
Eigenmächtige Überstunden
Erhebliche Verspätung
Erledigung privater Arbeiten am PC
Fehlleistung
Kollegen-Mobbing
Mangelhafte Arbeitsaufzeichnungen
Nichtinformation bei Krankheitsfall
Sachfremde Tätigkeit
Unentschuldigtes Fehlen
Verstoß gegen Arbeitsschutzvorschrift

 


Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag über die 5 schwierigen Mitarbeitertypen in Ihrem Betrieb und wie Sie sie erkennen.