Fragen zur Umsatzsteuer, Teil 1: Was Unternehmer grundsätzlich über die USt. wissen sollten

FH-Prof. Rudolf Grünbichler erzählt im ersten Teil unserer Leithammel-Interviewreihe, was genau die Umsatzsteuer eigentlich ist, wie sie funktioniert und was Sie als Unternehmer bei der Abgabe der USt. beachten sollten.

Was ist die Umsatzsteuer bzw. wie funktioniert sie?

Prof. Rudolf Grünbichler: Die Umsatzsteuer in Österreich ist eine Bundesabgabe bzw. Bundessteuer, das heißt, der Bund hebt diese Steuern ein.

Weitere wichtige Bundesabgaben sind die Lohnsteuer bzw. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Mineralölsteuer oder die Kapitalertragsteuer. Diese Bundesabgaben werden nach einem Schlüssel auf Bund, Länder und Gemeinden verteilt.

Was bedeutet Vorsteuerabzug in Zusammenhang mit der USt.?

In Österreich haben wir das sogenannte Allphasennetto-Umsatzsteuer-System mit Vorsteuerabzug.

Das bedeutet, dass in jeder Phase der Wertschöpfungskette Umsatzsteuer an den Abnehmer verrechnet wird. Der jeweils folgende Unternehmer kann diese Steuer jedoch als Vorsteuer wieder abziehen.

Die Umsatzsteuer ist in der Unternehmerkette somit kostenneutral und lediglich ein durchlaufender Posten. Der Unternehmer fungiert quasi als Treuhänder, welcher die Umsatzsteuer an das Finanzamt weiterleitet.

Was unterscheidet die Umsatzsteuer von der Mehrwertsteuer?

Da durch den Vorsteuerabzug letztlich nur die Umsatzsteuer vom geschaffenen Mehrwert, also der Differenz zwischen Nettoverkaufs- und Nettoeinkaufspreis, bezahlt wird, hat sich im Alltagsleben der Begriff Mehrwertsteuer etabliert.

Tatsächlich unterscheiden sich diese beiden Steuer-Systeme jedoch in der Art der Steuerermittlung.

Bei wem landen nun die Kosten der Umsatzsteuer?

Zu tragen hat diese Steuer letztlich der Konsument bzw. Letztverbraucher.

Wirtschaftlicher Träger dieser Steuer ist der Konsument bzw. Endverbraucher, bei dem die Steuer letztlich hängenbleibt und sich diese nicht mehr abziehen darf.

Der Unternehmer ist hingegen der Umsatzsteuerschuldner, der die Umsatzsteuer für den Endverbraucher an das Finanzamt abführt.

Deshalb nennt man die Steuer auch „indirekte Steuer“, da Steuerschuldner und Steuerträger auseinanderfallen.

Voranmeldung: Wie (oft) muss ich die Umsatzsteuer dem Finanzamt bekannt geben?

Unternehmer sind dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Darunter fallen sowohl die Umsatzsteuerjahreserklärung als auch die unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen, welche entweder monatlich oder quartalsweise abzugeben sind.

Für Unternehmer, die im vorangegangenen Kalenderjahr Umsätze von weniger als € 100.000 hatten, ist die Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich abzugeben (§ 21 Abs. 2 UStG).

Wichtig ist noch zu erwähnen, dass auch die Umsatzsteuervoranmeldung eine Steuererklärung ist, welche verpflichtend abzugeben ist!

Das bedeutet, dass bei verspäteter Abgabe bzw. Nichtabgabe der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt Sanktionen verhängt werden können. Und weiterführend auch bei verspäteter Bezahlung oder Nichtzahlung der Umsatzsteuerzahllast.

Darunter fallen etwa Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge oder Geldstrafen für Finanzordnungswidrigkeiten im Sinne des Finanzstrafgesetzes (§ 49 FinStrG).

Welchen Praxistipp würden Sie Geschäftsführern hier geben?

Geschäftsführer sollten darauf achten, die Umsatzsteuervoranmeldung immer fristgerecht an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.

Für die fristgerechte Überweisung der Umsatzsteuerzahllast sollte jedenfalls darauf geachtet werden, zum Fälligkeitszeitpunkt genügend liquide Mittel verfügbar zu haben.

Sollten die Umsatzsteuerzahllast und unter Umständen auch weitere Abgaben aufgrund liquider Engpässe nicht fristgerecht eingezahlt werden können, sollte das Gespräch mit der steuerlichen Vertretung bzw. Abgabenbehörde gesucht werden.

Hierbei bestehen unter bestimmten Voraussetzungen und auf Ansuchen des Abgabepflichtigen Möglichkeiten der Zahlungserleichterung wie etwa die Stundung oder Ratenzahlung (§ 212 BAO).

Dazu empfiehlt es sich, den Antrag so früh wie möglich einzubringen, um weitere Kosten wie etwa Säumniszuschläge oder gar Kosten für Vollstreckungsmaßnahmen zu vermeiden.

Wie sieht die das Umsatzsteuersystem mit dem Vorsteuerabzug in der Praxis und worauf muss ich achten?

Unternehmer können die von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Dabei ist darauf zu achten, dass eine umsatzsteuerkonforme Rechnung mit allen geforderten Rechnungslegungsmerkmalen vorliegt, da der Vorsteuerabzug sonst vom Finanzamt versagt werden kann!

Sie können eine falsche Rechnung zwar korrigieren, jedoch ist dies mit Kosten sowie Risiken verbunden. So könnte etwa der Geschäftspartner in der Zwischenzeit das Unternehmen aufgegeben und liquidiert haben.

Worauf muss ich achten, um meinen Vorsteuerabzug zu sichern?

Grundsätzlich steht dem Unternehmer die von anderen Unternehmern in einer Rechnung an ihn gesondert ausgewiesene Stuer für Lieferungen und sonstige Leistungen als Vorsteuerabzug zu. Dennoch müssen Sie ein paar Dinge beachten.

Zum Beispiel muss seine umsatzsteuerkonforme Rechnung mit allen Rechnungslegungsmerkmalen (nach § 11 Abs. 1 Z 3) vorliegen.

Hierbei passieren in der Praxis häufig Fehler wie etwa falsch ausgewiesene Steuerbeträge, fehlende UID-Nummern, der anzuwendende Steuersatz et.

Weiters ist zu beachten, dass der Vorsteuerabzug nicht zusteht, wenn der Unternehmer von einer Umsatzsteuerhinterziehung wusste oder wissen musste.

Die Kontrolle derartiger Dinge fällt in den Sorgfaltsmaßstab des Unternehmers und differenziert nach Geschäftszweigen.

Beispielsweise kann es sein, dass für bestimmte Branchen eine Überprüfung der UID-Nummer des Geschäftspartners ausreicht. Für andere Branchen, etwa die Baubranche, sollte der Unternehmer auch einmal zum Sitz des Geschäftspartners fahren, um sich zu vergewissern, dass es das Unternehmen tatsächlich gibt.

Je sorgfältiger Sie diese Kontrollaufgaben durchführen und dokumentieren, desto niedriger ist das Risiko eines Vorsteuerverlustes!

In der Praxis sollten Geschäftsführer daher insbesondere Neukunden als auch Kunden mit hohem Umsatzvolumen regelmäßig durchleuchten, etwa indem UID-Bestätigungsverfahren und Firmenbuchabfragen durchgeführt werden und der Geschäftspartner zur Vorlage einer Gewerbeberechtigung aufgefordert wird.

Der EuGH hat zwar bestätigt, dass die Kontrollaufgaben nicht vollständig auf den Unternehmer übertragen werden können, dennoch empfiehlt es sich, einen standardisierten Prozess im Unternehmen anzulegen und bestimmte Prüfungen regelmäßig durchzuführen und zu dokumentieren!

Rudolf Grünbichler, MA ist FH-Professor für Rechnungswesen und Controlling.

Er hat langjährige Erfahrung im Bereich Steuer- und Unternehmensberatung und ist Autor facheinschlägiger Publikationen.

Als Vortragender hält er unter anderem Seminare für dieWeiterbilder.