Zeit ist Geld – das wusste schon Benjamin Franklin. Falsches Zeitmanagement im Büro kostet unnötig Zeit, Geld und Nerven. Was also tun, wenn der Arbeitstag zu Ende ist und – mal wieder! – zu viel liegen geblieben ist? Wie Sie die größten Zeitfresser in Ihrem Betrieb erkennen und eliminieren, verraten diese 10 Tipps:
#1: Veraltete Technologie
Vor allem jüngere Arbeitnehmer beklagen rückständige Technologie als Zeitdieb im Büro. Alte Programme, verstaubte PCs und Drucker, aber auch eine zu langsame Internetverbindung kosten oft Zeit und Nerven.
Tipp: Eliminieren Sie diese Zeitfresser, indem Sie die für Ihren Betrieb wichtigste Technologie auf dem neuesten Stand halten. Verbessern Sie die Geschwindigkeit der Rechner durch regelmäßige Updates und Wartungen. Eine lange Schlange am Drucker lässt sich durch die Anschaffung eines zweiten Gerätes vermeiden.
#2: Ungenaue Arbeitsanweisungen
Was genau ist eigentlich zu tun? Häufig verschwenden Arbeitnehmer ihre Zeit damit, ungenaue oder zu knappe Arbeitsanweisungen erst einmal mühevoll zu entschlüsseln. Vor allem neue Mitarbeiter scheuen sich oft davor, nachzufragen.
Um solche Situationen zu vermeiden, achten Sie darauf, dass Sie Arbeitsanweisungen klar und strukturiert geben. Schreiben Sie dazu z.B. To-Do-Listen.
Ein bewährtes Tool zur effizienten Zeitplanung ist übrigens die ALPEN-Methode:
Aufgaben notieren
Länge schätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrollieren
#3: Wer ist eigentlich zuständig?
Ein Auftrag sollte schon längst unter Dach und Fach sein, doch irgendwo hakt es. Die Dienstnehmer sind unschlüssig, wer zuständig ist – statt nachzufragen, wird gewartet. Diesen Produktivitätskiller gilt es, möglichst schnell auszuschalten!
Bei wichtigen Projekten sollten Sie deshalb zwischendurch nachfragen, wer gerade daran arbeitet. Und: Stellen Sie im Vorhinein klar, wer für welche Tätigkeit zuständig ist.
Hier gilt: Mehr ist mehr. Treffen Sie klare Aussagen bei der Aufgabenzuteilung. Ein beiläufig fallengelassenes „Das könnte XY machen“ ist kein Arbeitsauftrag; ein zögerliches Nicken oder Schulterzucken keine Zustimmung von Seiten des Angestellten.
Praktisch: Todoist eignet sich hervorragend, um Aufgaben – auch wiederkehrende! – in einem Projekt zu delegieren. Eine gute Übersicht dazu bietet Lars Bobachs‘ Artikel.
Laut eigenen Angaben sind nur etwa 48% der Arbeitnehmer die meiste Zeit produktiv.
#4: Unbekannte Fehlerquellen
Unbekannte Fehlerquellen sind häufige Zeitdiebe in der Arbeit: Ein Gerät funktioniert nicht so, wie es sollte – und keiner der Angestellten weiß, wie das Problem zu lösen ist. Hier hilft es, kompetente Fachkräfte einzusetzen, die mit der Fehleranalyse und -korrektur vertraut sind.
Sie können dafür auch auf externe Kontakte zurückgreifen: Notieren Sie sich für jeden wichtigen Fachbereich in Ihrem Betrieb mindestens einen Experten/eine Ansprechperson.
#5: Unordnung
Schön, aber ein Wunschtraum: Der aufgeräumte Schreibtisch
Ordnung im Büro ist das Um und Auf, wenn es um Zeitmanagement geht. Wenn der Schreibtisch unter einem Aktenberg versinkt, kann dort nicht entspannt gearbeitet werden. Ordnungssysteme gibt es dabei viele – Beiträge dazu finden Sie z.B. auf http://buerojob-blog.de.
Halten Sie aber nicht nur Ihren physischen Arbeitsplatz sauber, sondern auch den digitalen: Dateinamen sollten leicht auffindbar und Ihr Desktop nicht mit einer Masse an Ordnern oder Dateien vollgepackt sein.
#6: Zu viel zu tun!
Ihre To-Do-Liste für den Tag scheint endlos, Sie springen von einer Tätigkeit zur nächsten und nichts scheint weiterzugehen? Priorisieren Sie Ihre Arbeitsaufträge, bevor Sie Ihre täglichen Aufgaben anpacken: Was ist wirklich dringend? Ein praktisches Tool hierzu ist etwas Trello; alternativ dazu helfen Things oder Evernote, die Übersicht zu behalten.
Arbeiten Sie sich danach durch Ihre Listen, ohne zu springen – Multi-Tasking ist hier kontraproduktiv.
#7: Die E-Mail-Flut
Sie beantworten gerade eine E-Mail, da kommt auch schon die nächste – und nebenbei schreiben Sie noch an einem Bericht? E-Mails werden schnell zu Zeitdieben im Büro. Planen Sie deshalb eine Stunde am Tag nur für das Beantworten von elektronischen Nachrichten ein. Wichtig: Schalten Sie Mitteilungen auf ‚Stumm‘, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.
#8: Social Media – zu sozial fürs Büro?
Soziale Medien sind sicherlich ein Produktivitätskiller. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre Arbeitnehmer verbummeln ihre Zeit zu oft auf Facebook oder Instagram, sollten Sie den Zugang auf den Arbeitscomputern einschränken.
Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern die dahingehende Firmenpolitik so früh und klar wie möglich.
Hinweis: Oft lohnt es sich auch zu überlegen, weshalb Ihre Mitarbeiter überhaupt Zeit haben, um zu surfen – siehe Zeitfresser 4# und 3#!
#9: Unnötige (Kommunikations-) Wege
Um Zeit am Arbeitsplatz zu sparen, können auch unnötige Wege eliminiert werden: Steht ein Außendienst an, überlegen Sie im Vorhinein, was wo zu tun ist – etwa bei Wartungsarbeiten von Geräten an anderen Standorten, Kundenbesuchen oder Einkäufen. So verkürzen Sie den zurückzulegenden Weg.
Auch in der Kommunikation finden sich Zeitdiebe: Oft sind kurze, klärende Telefonate effizienter als langwieriger E-Mail-Verkehr.
#10: Meetings
Meetings gehören zu den größten Zeitfressern: Oft sitzt man drei Stunden im Besprechungsraum, obwohl eine Stunde völlig ausreichend gewesen wäre. Für Meetings gilt:
- Bereiten Sie sich gut vor! (etwa mithilfe einer schriftlichen Gesprächsvorbereitung)
- Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche – lassen Sie unnötige oder redundante Informationen aus.
- Rechnen Sie genügend Zeit für etwaige Fragen nach dem Vortrag ein.
Sollten Fragen offen bleiben: Verweisen Sie auf die Möglichkeit, diese in einem Folgemeeting oder im persönlichen Gespräch zu klären. Manchmal reicht auch ein Verweis auf das Ende des Meetings – bis dahin hat sich so manche Frage bereits beantwortet oder der Fragesteller hat sie ganz einfach vergessen.