Die 9 größten Fehler beim Delegieren – und wie Sie‘s richtig machen!

Irgendwann muss jede Führungskraft Aufgaben abgeben – weil zu viel zu tun ist und man als Einzelperson einfach nicht die zeitlichen Ressourcen hat, alles im Alleingang zu erledigen. Vor allem, wenn man ungern und selten Arbeiten weitergibt, passieren Fehler beim Delegieren. Die 9 häufigsten – plus leicht umsetzbare Lösungsvorschläge – haben wir zusammengesucht.

1. Der Kardinalsfehler: Sie delegieren überhaupt nicht

„Die Mitarbeiter werden die Aufgabe nicht effizient genug erledigen.“ – „Ich bin die qualifizierteste Person für die Sache.“ Oder: „Nur ich weiß, wie das genau geht – es anderen zu erklären, würde zu viel Zeit kosten!“, sind nur ein paar der unzähligen Argumente, die sich so manche Führungskraft einredet, um das Delegieren zu vermeiden.

Was zu tun ist: Über kurz oder lang kostet Sie das immens viel Arbeitszeit, die Sie besser nutzen könnten. Das Übertragen von Aufgaben spart jedoch nicht nur Zeit – Sie motivieren dadurch auch Ihre Mitarbeiter.

Denn: Durch das Delegieren neuer und anspruchsvoller Aufgaben zeigen Sie diesen, dass Sie sie für kompetent und verantwortungsbewusst halten.

2. Unsicheres Delegieren: Wurde die Aufgabe übertragen… oder nicht?  

Wer nie delegiert, tappt oft in die Falle, Arbeiten nicht richtig zu übertragen. Etwa, indem man einem Team mitteilt, dass eine Aufgabe zu erledigen wäre, ohne dabei konkret eine Person zu nennen.

Man hofft darauf, dass sich die qualifizierte Person selbst meldet – die Mitarbeiter warten darauf, dass die Führungskraft einen Namen nennt und konkret wird. Und das Projekt bleibt auf der Strecke liegen.

Achtung! Eine beiläufige Erwähnung – im Vorbeigehen oder als kurze, schwammige Randnotiz im Teammeeting – ist keine (ordentliche) Arbeitsanweisung.

Was zu tun ist: Sie wollen, dass jemand eine Aufgabe übernimmt? Werden Sie konkret: Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und setzen Sie sich mit dieser zusammen, um den Auftrag zu besprechen.

Wenn Sie unsicher sind, wer sich am besten eignet, fragen Sie das Team direkt: Wer hat die erforderlichen Kompetenzen? Wer hat gerade Zeit, um das Projekt zu übernehmen? Auf jeden Fall muss den betroffenen Mitarbeitern klar sein, dass ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde – und welche das ist (mehr dazu in Punkt 5).

3. Delegation an ungeeignete Mitarbeiter  

Oft werden Mitarbeiter mit Aufgaben betraut, für die sie über- oder unterqualifiziert sind. Um es verschärft auszudrücken: Eine Sekretärin hat andere Kompetenzen und Tätigkeitsfelder als ein Programmierer. Chronische Über- oder Unterforderung am Arbeitsplatz kann auf Dauer zermürbend – und demotivierend! – sein.

Was zu tun ist: Ab und an ist es völlig in Ordnung, jemandem eine Aufgabe zu geben, für die derjenige überqualifiziert ist. Projekte, die den Mitarbeiter heillos überfordern sind dahingegen wenig sinnvoll und kosten mehr Zeit, als sie sparen.

Grundsätzlich sollten Aufgaben immer an diejenige Person delegiert werden, die die richtigen Qualifikationen, Talente und zeitlichen Ressourcen dafür hat.

4. Abgeben unliebsamer Tätigkeiten

Tappen Sie nicht in die Falle, nur unangenehme Aufgaben weiterzugeben, die keinerlei Qualifikation erfordern! Dadurch fühlen sich Ihre Mitarbeiter – auf Dauer – ausgenutzt. Denn das Übertragen von Kleinarbeiten sagt dem Kollegen: Deine Arbeitszeit ist weniger wertvoll als meine.

Was zu tun ist: Wenn Sie sich an Punkt 3 halten und Aufgaben an qualifizierte Mitarbeiter übertragen, dann sollten Sie in weiterer Folge auch Aufgaben abgeben, die eine Qualifikation erfordern.

Sollten Sie noch damit hadern, qualifizierte Aufgaben abzugeben, denken Sie daran: Niemand kann in jedem Bereich der oder die Beste sein!

5. Ungenaue & unvollständige Informationen: Da fehlt was!

Das Problem: Die Aufgabenstellung ist ungenau und schwammig. Die Mitarbeiter wissen weder, wie die genaue Zielsetzung aussieht, noch kennen sie die Rahmenbedingungen oder den Zeitplan. Und mitten im Arbeitsprozess entdeckt das Team dann: Hier fehlt eine wichtige Information. Schlimmstenfalls muss sogar von neuem begonnen werden.

Was zu tun ist: Setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter oder dem Team zuvor zusammen und gehen Sie genau durch, was getan werden soll und was Sie sich vom Endergebnis erwarten.

Manche Details und Arbeitsschritte mögen Ihnen logisch erscheinen – für einen Neuling könnten sie wichtige Informationen enthalten, die nicht ausgelassen werden dürfen!

Denken Sie daran, so viel Information wie möglich anzugeben! Das inkludiert auch die Arbeitsanweisungen externer Ansprechpartner bzw. Kunden, welche ebenso vollständig weitergegeben werden müssen.

6. Schnell-schnell: Kurzfristiges Delegieren

Sie können das selbst erledigen. Denken Sie – bis es fünf vor zwölf ist und Sie realisieren, dass Sie Hilfe brauchen. Dann landet der Stapel mit Ordnern auf dem Schreibtisch des Mitarbeiters. Und dieser gerät, gemeinsam mit Ihnen, ins Strudeln.

Was zu tun ist: Kurzfristiges Delegieren bringt nur Stress: Der Mitarbeiter wird demotiviert und muss hektisch eine Aufgabe erledigen, deren Ergebnis Ihren Ansprüchen mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht genügen wird.

Sie sollten bedenken, dass man für die meisten Aufträge eine gewisse Vorlaufzeit benötigt, um sich einzulesen und einzuarbeiten.

Und: Mitarbeiter müssen auch noch Zeit für die anderen, alltäglichen Arbeiten auf der To-do-Liste haben. Ausnahmen gibt es natürlich immer – diese sollten aber nicht zur Regel werden.

7. Ständiges Kontrollieren der Mitarbeiter

Erledigt der Mitarbeiter die Aufgabe ordnungsgemäß? Wäre es nicht doch besser, wenn er diese Arbeit genau so erledigt, wie man selbst es in der Situation machen würde?

Der Drang, den Mitarbeiter immer zu kontrollieren und zu überprüfen, ob er denn alles zur eigenen Zufriedenheit erledigt, ist oft übermächtig. Und kostet Sie wertvolle Arbeitszeit und Nerven.

Was zu tun ist: Lassen Sie dem Mitarbeiter etwas Freiraum beim Erledigen der Arbeiten – und vertrauen Sie auf sein Können (beachten Sie dazu auch Punkt 3).

Wenn Sie sich ständig einmischen, handelt es sich nicht mehr um Delegation! Der Mitarbeiter fühlt sich dadurch weder wertgeschätzt noch respektiert: Vielmehr wird er denken, dass Sie ihm die übertragene Aufgabe nicht zutrauen.

8. Hier der Auftrag – und Tschüss: Zu wenig Kontrolle

Dieses Projekt ist bis dato fertigzustellen – ich bin dann mal auf Dienstreise/in einer Konferenz/auf einer Tagung. Dem Mitarbeiter die Aufgabe vorzusetzen und ihn dann damit alleine zu lassen ist ein absolutes No-go, wenn dieser noch nicht (ausreichend lange) eingeschult wurde.

Was zu tun ist: Wenn Sie wirklich verreisen müssen, sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter jemanden hat, an den er sich wenden kann. Etwa einen Kollegen, der bereits in diesem Bereich gearbeitet hat.

Seien Sie zumindest per E-Mail erreichbar, sollte derjenige ein wirklich dringendes Anliegen haben.

Der Mitarbeiter sollte das Gefühl haben, dass er sich bei Unsicherheiten an Sie wenden kann – auch, wenn Ihr Terminkalender voll ist!

9. Kritik bei Problemen & Fehlern

Jeder arbeitet anders. Und daher wird es durchaus passieren, dass der Mitarbeiter anders agiert als Sie. In weiterer Folge kann es möglicherweise auch zu Fehlern kommen, die durch falsche – weil uninformierte – Entscheidungen entstanden sind.

Ansagen wie: „Das hätte ich aber anders gemacht“ und „Hätte ich das doch selber gemacht“ sind zwar nachvollziehbar – helfen aber nicht weiter.

Was zu tun ist: Überlegen Sie erst, ob eine andere Arbeitsweise wirklich als Fehler zu rechnen ist – oder einfach nur anders ist. Bedenken Sie: Alle – oder zumindest viele – Wege führen nach Rom.

Sollte die Entscheidung tatsächlich zu einem Fehler geführt haben: Besprechen Sie, wo der Fehler aufgetaucht ist, damit der Mitarbeiter weiß, wo er falsch abgebogen ist. Überlegen Sie gut, ob harsche Kritik wirklich angebracht ist. Denn Unwissenheit und fehlende Kommunikation sind auch Ihre Verantwortung als Führungskraft (siehe Punkt 8).