Effizientes Delegieren für Führungskräfte: In 7 Schritten Aufgaben übertragen

Das Übertragen von Aufgaben fällt vielen Führungskräften schwer: Oft ist man der Meinung, die Delegation wäre zu zeitaufwändig und würde schlechtere Ergebnisse bringen. Wie richtiges Delegieren nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch Zeit einspart und Mitarbeiter motiviert, verrät dieser Beitrag.

„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“
– Theodore Roosevelt, Politiker und 26. Präsident der USA (1858 – 1919)

Viele Unternehmer scheuen das Weitergeben von Aufgaben. Neue Führungskräfte schrecken möglicherweise aus Unsicherheit davor zurück: Haben die anderen überhaupt Zeit dafür? Fällt die Aufgabe nicht (doch noch) in mein Tätigkeitsfeld?

Wieder andere befürchten, die Belegschaft könne die Arbeit nicht in derselben Geschwindigkeit oder nicht ordnungsgemäß erledigen. Auch der Verlust von Kontrolle oder Übersicht bereitet vielen Kopfzerbrechen.

Als Führungskraft sind Sie für die Führung Ihres Teams zuständig – nicht für jede einzelne Aufgabe!

Wenn Sie es bis jetzt nicht getan haben, wird es höchste Zeit: Lernen Sie, richtig zu delegieren!

Delegieren: Bedeutung und Unterschied zum Arbeitsauftrag

Unter Delegation versteht man das Abtreten von Rechten oder Aufgaben und die Übertragung ebendieser an andere. Im Büroalltag delegiert man, indem man Aufgaben an seine Mitarbeiter delegiert (=überträgt) – diese erhalten dadurch auch die Verantwortung für das Projekt.

Erteilen Sie als Führungskraft hingegen einen Arbeitsauftrag, so bleibt die Verantwortung bei Ihnen, die Arbeit geht an den Mitarbeiter.

Vorteile

✓ Sie sparen Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können – und haben dadurch weniger Stress und einen freien Kopf für wirklich wichtige Arbeiten.

✓ Mitarbeiter, denen Verantwortung übertragen wird, sind motivierter und können sich weiterentwickeln.

✓ Ihre Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Stärken einsetzen.

✓ Durch  die Arbeitsteilung erhalten Sie bessere, effizientere Ergebnisse.

✓ Sie verbessern Ihre Führungskompetenzen.

Richtiges Delegieren in 7 Schritten: So geht’s!

1. Die Aufgabenfindung

Zunächst sollten Sie sich fragen:

⭙ Welche Aufgaben können Sie übertragen – und wofür sind wirklich nur Sie zuständig?

⭙ Soll der Mitarbeiter den ganzen Prozess oder nur einen Teil davon übernehmen?

Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie delegieren sollen oder nicht:

• Zeitnahe, wichtige Aufgaben können Sie selbst erledigen.
• Wichtige Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden müssen, können delegiert werden. Vergessen Sie nicht, eine angemessene Vorlaufzeit einzuberechnen.

Vermeiden Sie es, nur unangenehme Kleinstaufgaben weiterzugeben! Dadurch fühlen sich Mitarbeiter schnell ausgenutzt.

Vergeben Sie Tätigkeiten, die Qualifikationen benötigen.

2. Den passenden Mitarbeiter finden

Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich für jedes Projekt: Ist derjenige überqualifiziert, wird er möglicherweise bald an Boreout leiden. Bei Unterqualifikation wird der Mitarbeiter in Stress geraten und die Qualität der Arbeit leidet darunter.

Diese Fragen helfen bei der Auswahl der richtigen Kandidaten:

⭙ Wer hat die fachlichen Kompetenzen oder Begabungen für die Tätigkeit?

⭙ Hat die Person die zeitlichen Ressourcen, ein neues Projekt zu übernehmen?

⭙ Wie lange wird die Einarbeitungszeit etwa dauern (hängt von der Qualifikation und der Komplexität des Projektes ab)?

Nutzen Sie Mitarbeitergespräche dazu, um sich über individuelle Talente und Fähigkeiten – von denen Sie vorher vielleicht nicht wussten – zu erkundigen.

Überlegen Sie: Welcher Mitarbeiter eignet sich für welche Tätigkeit?

3. Die Aufgabenstellung

Haben Sie die passende Aufgabe für den passenden Mitarbeiter gefunden, ist es an der Zeit, diesen zu briefen. Hier gilt: Mehr ist mehr! Je mehr Informationen Sie weitergeben, desto effizienter und zielführender kann der Kollege die Aufgabe erledigen:

⭙ Was ist das Ziel des Projektes?

⭙ Welche Aufgabenbereiche soll der Mitarbeiter übernehmen? Seien Sie dabei spezifisch!

⭙ Wie frei kann die Umsetzung der Aufgabe sein? Wo muss man sich genau ans Protokoll halten?

⭙ Wo findet er die nötigen Unterlagen, Informationen, Kontaktdaten etc.?

⭙ Bei bereits laufenden Projekten: Was ist der Zwischenstand?

⭙ Gibt es ein Abgabedatum oder wichtige Zwischentermine? Geben Sie diese früh genug bekannt!

4. Kontrolle

Bei völlig neuen Aufgaben empfiehlt es sich, dass der Mitarbeiter Ihnen vor Projektbeginn erklärt, wie er vorgehen wird (Protokollerstellung). Je nachdem, wie viel Erfahrung er in dem Tätigkeitsfeld bereits hat, können Sie diesen dann mehr oder weniger oft um Zwischenstände bitten.

5. Einarbeitung und Vorlaufzeit

Zunächst müssen Sie dem Mitarbeiter genügend Zeit zur Einarbeitung geben. Da heißt: Er liest sich in die Materie ein, macht sich über den Projektstand schlau, versteht die Zielsetzung – kurz: Er weiß am Ende, worum es geht.

Die Vorlaufzeit ist jene Zeit, die zur Vorbereitung des Projektes benötigt wird. Der Mitarbeiter ist also schon eingeschult und schafft die nötigen Voraussetzungen für die Umsetzung. Hier wird in regem Austausch mit Ihnen gearbeitet.

6. Selbstständiges Arbeiten

In den ersten Wochen arbeitet der Mitarbeiter eigenständig, tritt aber mit Fragen oder Entscheidungen an Sie heran. Kontrollieren Sie, ob alles ordnungsgemäß verläuft.

Finden Sie eine Balance: Dauernde Überwachung wirkt, als würden Sie dem Mitarbeiter nicht vertrauen. Sie sollten ihn jedoch auch nicht alleine lassen mit dem Auftrag.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die regelmäßige Kontrolle nicht mehr notwendig ist, kann der Mitarbeiter eigenmächtig handeln.

Die wichtigste Regel beim Delegieren: Behalten Sie immer ein offenes Ohr und seien Sie Ansprechpartner für Ihr Team!

7. Feedback geben und bedanken

Ohne Feedback keine Verbesserung: Nur, wer weiß, woran er arbeiten muss, kann sich weiterentwickeln! Loben Sie gut Gelungenes, reagieren Sie auf Fehler und Probleme mit konstruktiver Kritik. Sie hatten bis dato die Verantwortung für die Aufgabe – teilen Sie Ihre Erfahrungen und Kenntnisse mit dem Mitarbeiter!

„Was einen guten Manager ausmacht, ist die Fähigkeit, andere zu ungewöhnlichen Leistungen zu veranlassen.“
– Cyril Northcote Parkinson, brit. Historiker u. Publizist (1909-93)

Das Delegieren ist eine Kernkompetenz jedes Unternehmers: Nur, wer Aufgaben und Verantwortungen auch abgeben und aufteilen kann, zeigt sich als echte Führungskraft. Lesen Sie dazu auch die Die 9 größten Fehler beim Delegieren – und wie Sie’s richtig machen.